KOTKAN KENDOSEURAN TIETOSUOJASELOSTE

1. Johdanto

Kotkan kendoseura (jatkossa seura) toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita seura kerää

  1. yhdistyslain mukaisesti seuran jäsenistä,
  2. järjestämiensä leirien, kilpailujen, graduointien ja muiden tapahtumien osallistujista ja
  3. jäsenviestintään käyttämiensä sähköpostilistojen jäsenistä.

Rekisterinpitäjänä seuramme on vastuussa näistä sille annetuista henkilötiedoista ja niiden asianmukaisesta käsittelystä.

Tietosuojassa kyse on luottamuksesta – yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on seurallemme ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain siinä määrin kuin se on toimintamme kannalta tarpeellista. Tässä tietosuojaselosteessa on esitetty ne periaatteet, joiden mukaisesti seuramme näitä henkilötietojasi käsittelee.

2. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Kotkan kendoseura
Tietosuojavastaava
Aleksi Laine

Seuramme yhteyshenkilönä henkilötietojesi käsittelyä koskevissa asioissa toimii seurame puheenjohtaja, joka samalla toimii myös seuramme tietosuojavastaavana. Hänen tehtävänään on tietosuojaasi koskevien asioiden huomioon ottaminen seuramme toiminnassa sekä toimia yhteyshenkilönä sinun oikeuksiisi ja viranomaisvalvontaan liittyvissä kysymyksissä.

Saat häneen yhteyden sähköpostitse: laine.aleksi@gmail.com

3. Kotkan kendoseuran hallinnoimien henkilörekisterien tarkoitus, tietosisältö ja lähteet

3.1. Jäsenrekisteri

Yhdistyslaki velvoittaa pitämään rekisteriä seuramme jäsenistä. Jäsenrekisterissämme olevia henkilötietojasi käsitellään suostumuksesi, jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella.

Seuramme käyttää jäsenrekisteriä seuraaviin tarkoituksiin:

  • Jäsenyyksien ylläpitoon ja hoitamiseen
  • Jäsenmaksujen perintää
  • Jäsenilmoitusten tekemiseen emoseurallemme Mussalon Oras ry:lle
  • Jäsenilmoitusten tekemiseen Suomen Kendoseurojen Keskusliitto ry:lle
  • Seuramme toiminnan toteuttamiseen ja kehittämiseen
  • Jäsentilanteen tilastointiin ja analysointiin

Seuramme jäsenrekisteriin on tallennettu jäsenistöstä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja:

  • Yhteystiedot (nimi, osoite, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • Kotiseura
  • Päälaji
  • Kyu-/Dan-arvo
  • Markkinointiviestintälupa
  • Jäsennumero

Seuramme jäsenrekisterissä olevat henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • Jäseneksi ilmoittautuneilta itseltään sähköisen jäsenrekisteripalvelun kautta
  • Rekisterinkäsittelijän syöttäminä

3.2 Tapahtumien osallistujalistat

Käsittelemme seuramme järjestämille leireille, kilpailuihin, graduointeihin ja muihin tapahtumiin osallistuvien henkilötietoja tapahtumaan ilmoittautuneen suostumuksella tai seuramme ja ilmoittautuneen välisen asiointisuhteen perusteella. Lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on tällöin rekisterinpitäjän eli seuramme oikeutettu etu.

Seuramme käyttää järjestämiemme tapahtumien osallistujalistoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Tapahtumien sähköiseen viestintään
  • Tapahtumien osallistumismaksujen perimiseen
  • Tapahtumien majoituksen ja ruokailujen järjestämiseen
  • Taustamateriaaliksi opettajille leirin opetusohjelman suunnitteluun
  • Kilpailujen poolijakojen arvontaan
  • Tapahtumien sisäänkirjautumisen järjestämiseen
  • Salimajoitukseen osallistuvien lista tiedoksi yövahdille
  • Graduointiin osallistuvien osallistumisoikeuden (jäsenmaksujen ja edellisestä graduoinnista kuluneen ajan) tarkistamiseen
  • Graduointi-ilmoituksen tekemiseksi Suomen Kendoseurojen Keskusliitto ry:lle
  • Osallistujajoukon analysointiin ja tilastointiin

Seuramme käsittelee tapahtumiimme ilmoittautuneista seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja:

  • Yhteystiedot (etunimi, sukunimi, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
  • Kyu-/dan-arvo
  • Sukupuoli kilpailuluokkaa varten
  • Ikäluokka opetus-/kilpailuluokkaa varten
  • Kansallisuus
  • Huoltajan yhteystiedot alle 18-vuotiaalta
  • Allergiat ruokailujen järjestämistä varten
  • Kotiosoite mahdollisen hotellimajoituksen sisäänkirjautumisen järjestämistä varten
  • Syntymäaika graduointiin osallistuvien osalta

Seuramme järjestämien tapahtumien osallistujalistoilla olevien tiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • Tapahtumaan ilmoittautuneelta itseltään verkkolomakkeen tai sähköpostin kautta

3.3 Sähköpostilistat

Seuramme tiedottaa toiminnastaan jäsenistöllemme pääasiallisesti sähköpostilistojen avulla. Seuramme ylläpitämille sähköpostilistoille rekisteröityneiden henkilötietoja käsitellään perustuen sähköpostilistalle rekisteröityneen suostumukseen tai seuramme ja rekisteröityneen välisen asiointisuhteen perusteella. Lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on tällöin rekisterinpitäjän eli seuramme oikeutettu etu.

Seuramme käyttää sähköpostilistojaan seuraaviin tarkoituksiin:

  • Sähköiseen jäsenviestintään
  • Tapahtumien markkinointiin
  • Seuramme toiminnan toteuttamiseen ja kehittämiseen

Seuramme käsittelee sähköpostilistoille rekisteröityneistä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja:

  • Yteystiedot (nimi ja sähköpostiosoite)

Seuramme ylläpitämillä sähköpostilistoilla olevien henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • Sähköpostilistalle ilmoittautuneelta itseltään verkkolomakkeen tai sähköpostin kautta
  • Rekisterinkäsittelijän syöttämänä

4. Tietojen säilytysaika

Seuramme säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Jos et ole maksanut seuramme jäsenmaksua kuluvan tai edellisen kalenterivuoden aikana ja jäsensuhteesi tai muu henkilötietojen käsittelyperuste on päättynyt, henkilötietosi poistetaan jäsenrekisteristämme tai muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.

Järjestämieme tapahtumien jälkeen tapahtumien osallistujalistat tuhotaan tai ne muutetaan sellaiseen muotoon, etteivät tietojen kohteet ole niistä enää tunnistettavissa.

Sähköpostilistalla olevia henkilötietojasi säilytetään kunnes itse päätät lähettää unsubscribe-ilmoituksen sähköpostilistamme ylläpitäjälle kunkin sähköpostiviestin lopusta löytyvän linkin avulla.

Seuramme voi kuitenkin olla velvoitettu säilyttämään joitakin henkilötietoja noudattaakseen kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös jäsensuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

5. Henkilötietojen käsittelijät

Seuramme hallituksen jäsenillä ja tapahtumien järjestämiseen osallistuvilla seuramme jäsenillä on oikeus käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Seuramme voi myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn esim. tapahtuman osallistujalistan kolmannelle osapuolelle, jolloin seuramme takaa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoinkin asianmukaisesti tässä tietosuojaselosteessa esitetyllä tavalla.

6. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Seuramme keräämät sinua koskevat henkilötiedot pyritään säilyttämään Euroopan talousalueen (ETA) sisäpuolella, mutta on mahdollista, että ne siirtyvät esim. jonkin palveluntarjoajan kautta Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Seuramme pyrkii kaikin mahdollisin tavoin varmistamaan, että henkilötietojasi käsitellään turvallisesti ja tässä tietosuojaselosteessa esitetyllä tavalla.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Seuramme ei julkaise henkilötietojasi verkossa. Seuramme ei vastaa sellaisten henkilötietojesi tietosuojasta, jotka olet itse päättänyt tuoda julki Seuramme verkkopalveluissa, esim. Facebookin tapahtumasivuilla.

Seuramme ei myy tai vuokraa henkilötietojasi kolmansille osapuolille. Seuramme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

  • Toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämästä vaatimuksesta, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
  • Tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

Seuramme ei ole vastuussa kolmansien osapuolten toimista (mukaan lukien ihmiset, yhtiöt ja palvelut), kolmansien osapuolten verkkosivustojen sisällöstä, käyttäjän kolmansille osapuolille antamien tietojen käyttämisestä tai mistään muista tuotteista tai palveluista, joita kolmannet osapuolet voivat tarjota vaikka tällainen palvelu olisi kytketty seuramme verkkopalveluihin kuten esimerkiksi tapahtumien tulospalvelujärjestelmät tai sosiaalisen median viestipalvelut.

8. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Seuramme jäsenillä on oikeus tarkastaa heitä koskevat seuramme jäsenrekisterissä olevat tiedot. Mikäli haluat käyttää tarkistusoikeuttasi, tulee sinun ottaa yhteyttä edellä mainittuun tietosuojavastaavaan.

Seuramme jäsenenä sinulla on oikeus pyytää sinua koskeva virheellinen henkilötieto oikaistavaksi, täydennettäväksi tai poistettavaksi jäsenrekisteristä, mikäli tieto on henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen ja/tai vanhentunut.

Seuramme jäsenenä sinulla on myös oikeus kieltää seuraamme käsittelemästä sinua itseäsi koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Jäsenrekisteriämme koskevat manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tiedostoissa, jotka ovat teknisten keinojen avulla suojatut. Tiedostoihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on tehtäviensä perusteella tarve käyttää näitä tietoja.

10. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Seuramme voi tarvittaessa muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Uusi päivitetty tietosuojaseloste julkaistaan seuramme verkkosivulla ja muutoksista tiedotetaan sähköpostilistalla. Jatkamalla seuramme jäsenyyttäsi tällaisen muutoksen jälkeen hyväksyt päivitetyn tietosuojaselosteen ehdot.

Tämä tietosuojaselosteen versio 1 on julkaistu seuramme kotisivuilla 25.5.2018.